วิธีจัดการกับการลาป่วยในสถานที่ทำงาน

คุณพบว่าพนักงานของคุณขาดความกระตือรือร้นในช่วงฤดูร้อนและช่วงเทศกาลวันหยุดบ่อยครั้งหรือไม่? การศึกษาแสดงว่าคุณพูดถูก การขาดงานของผู้ปฏิบัติงานที่ไม่ได้กำหนดจะเพิ่มขึ้นและจากการสำรวจหลายครั้งพบว่าหน่วยงานของรัฐมีจำนวนผู้ขาดงานมากที่สุด

ตามที่ "สาเหตุและค่าใช้จ่ายของการขาดในสถานที่ทำงาน" สิ่งพิมพ์ของ บริษัท แก้ปัญหาแรงงาน Circadian, การขาดงานที่ไม่ได้กำหนดตารางเวลาค่าใช้จ่ายประมาณ $ 3,600 ต่อปีสำหรับคนงานทุกชั่วโมงและ $ 2,650 ต่อปีสำหรับพนักงานเงินเดือน ค่าใช้จ่ายอาจเกิดจากปัจจัยหลายอย่างซึ่งบางอย่างที่คุณสามารถแก้ไขได้และบางอย่างที่คุณไม่สามารถทำได้

"ดัชนีความเป็นอยู่ที่ดีของ Gallup-Healthways ได้สำรวจคนงาน 94,000 คนจาก 14 อาชีพหลักในสหรัฐอเมริกาจาก 77 เปอร์เซ็นต์ของคนงานที่เหมาะสมกับคำนิยามของการสำรวจว่ามีภาวะสุขภาพเรื้อรัง (โรคหอบหืดมะเร็งภาวะซึมเศร้าเบาหวานหัวใจวายเลือดสูง ความดันคอเลสเตอรอลสูงหรือโรคอ้วน) ต้นทุนรวมประจำปีที่เกี่ยวข้องกับการสูญเสียผลิตผลมีจำนวนทั้งสิ้น 84 พันล้านเหรียญสหรัฐ"

ค่าใช้จ่ายนี้ไม่รวมค่าใช้จ่ายทางอ้อมเช่นการจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับพนักงานคนอื่น ๆ การจ้างพนักงานชั่วคราวกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับการขายที่หายไปขวัญกำลังใจในการทำงานและผลผลิตที่ลดลง ต้นทุนทางอ้อมสามารถเพิ่มต้นทุนโดยตรงได้มากถึง 25% ตาม "ข่าวผลประโยชน์พนักงาน" และ "ข่าวบุคคล"

ในการสำรวจองค์กรโทรคมนาคมที่อยู่ในสหรัฐฯ 11 แห่งค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการขาดงานของพนักงาน 72 เซนต์ทุกดอลลาร์ที่เกิดจากการสูญเสียผลผลิตมากกว่าค่าใช้จ่ายที่ยากเช่นการดูแลสุขภาพและผลประโยชน์ความพิการ ("ประกันภัยธุรกิจ" กรกฎาคม 2000)

การลาป่วยเป็นผลประโยชน์ที่สำคัญของพนักงาน - แม้จะไม่ได้ใช้ก็ตาม

การลาป่วยเป็นผลประโยชน์ที่จำเป็นสำหรับพนักงานทุกคน หากนายจ้างไม่เสนอลาป่วยพวกเขาจะเร่งปัญหาสุขภาพและการแพร่กระจายของความเจ็บป่วยซึ่งจะช่วยลดผลผลิตและขวัญกำลังใจ แม้นายจ้างจะลาหยุดงาน แต่พนักงานก็มักป่วยด้วย การดำเนินการนี้เรียกว่าลัทธิชี้นำนิยมอาจส่งผลให้พนักงานทำงานในองค์กรที่ผู้นำระดับสูงและวัฒนธรรมไม่สนับสนุนให้หยุดงานเมื่อป่วย

แม้จะมีแรงกดดันสำหรับการเข้าร่วมที่สมบูรณ์แบบเพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้าและประสิทธิภาพพนักงานต้องการโปรแกรมลาป่วยอย่างเท่าเทียมเพื่อความปลอดภัยและประสิทธิภาพโดยรวมสูง ถึงกระนั้นองค์กรบางแห่งก็ประสบปัญหาการลาป่วยและการลาป่วยเป็นการแปลเป็นเงินที่หายไป

รูปแบบของการลาป่วยที่ไม่เหมาะสม

รูปแบบของการละเมิดในเรื่องการลาป่วยโดยทั่วไปหมายถึงพนักงานที่ละเมิดนโยบายการเข้าร่วมขององค์กรหลายครั้ง เพื่อให้มีระเบียบวินัยพนักงานที่มีปัญหาในการเข้าร่วมอย่างมั่นใจผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายกล่าวว่าวิธีที่ดีที่สุดคือการมีนโยบายที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุมาตรฐานขององค์กรและข้อกำหนดของพนักงาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุระเบียบวินัยรวมถึงการเลิกจ้างซึ่งอาจเป็นผลมาจากการลาป่วยและการใช้งานในทางที่ผิด ทำให้นโยบายมีความยืดหยุ่นเนื่องจากแทบเป็นไปไม่ได้ที่จะแสดงรายการความผิดที่อาจเกิดขึ้นทุกครั้ง นอกจากนี้คุณยังต้องการรักษาความยืดหยุ่นในการจัดการกับสถานการณ์ของพนักงานเป็นรายบุคคลหากจำเป็นต้องเกิดขึ้น

ตัวอย่างของการละเมิดนโยบายการเข้าร่วมประกอบด้วย:

• จำนวนการขาดงานจำนวนครั้งที่มาสายและจำนวนการออกก่อนกำหนดซึ่งทั้งหมดนี้เกินการจัดสรรนโยบายการเข้าร่วม
• ไม่ได้รับอนุญาตให้ออกก่อนกำหนดหรือมาสายล่าช้า
• ล้มเหลวในการแจ้งการขาดล่วงหน้าเมื่อเป็นไปได้
• ล้มเหลวในการรายงานการขาดอย่างถูกต้อง; และ
• ล้มเหลวในการส่งใบรับรองแพทย์เมื่อมีการร้องขอ

การกำหนดว่าทำไมและทำไมพนักงานใช้ประโยชน์จากนโยบายการลาเป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับที่นายจ้างวิเคราะห์การหมุนเวียนองค์กรควรพิจารณาแนวโน้มการลาป่วยด้วย ปล่อยให้การใช้งานสูงขึ้นในแผนกเดียวหรือภายใต้หัวหน้างานคนหนึ่งหรือไม่?

การปฏิบัติในสถานที่ทำงานหรือนโยบายมีผลกระทบต่อการขาดงานหรือไม่? ความเจ็บป่วยของเด็กนำไปสู่การหยุดงานของพนักงานหรือไม่? การค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาการลาป่วยนั้นช่วยในการแก้ไขปัญหาหลัก

วิธีการในการตรวจสอบการลาป่วยนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่มีแนวทางทั่วไปที่นายจ้างทุกคนสามารถปฏิบัติได้ รายการด้านล่างนี้เป็นเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีจัดการกรณีการลาป่วย

• รับรู้ปัญหาเกี่ยวกับการลาป่วยและเข้าแทรกแซงก่อนที่จะเพิ่มขึ้น ผู้จัดการต้องบังคับใช้นโยบายการลาป่วยและดำเนินการตามความเหมาะสม
• ค้นหาสาเหตุที่ลูกจ้างลาการละเมิด พูดคุยกับพนักงานที่ลาจากการดูถูกและดูว่าพฤติกรรมของพวกเขานั้นเกิดจากปัญหาส่วนตัวหรือไม่ หากคุณพบว่าทำเช่นนั้นแนะนำการให้คำปรึกษาหรืออ้างอิงพวกเขาไปยังโปรแกรมความช่วยเหลือพนักงานขององค์กรของคุณ
• เรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่" คุณไม่ควรปล่อยให้พนักงานหนีจากการถูกละเมิดนโยบายการลา เมื่อคุณได้ยินเสียงร้องขออย่างไร้สาระที่จะนำไปใช้ในทางที่ผิดให้พูดว่า "ไม่"

• ใช้ขั้นตอนระเบียบวิธีปฏิบัติและความรู้เพื่อประโยชน์ในการจัดการเช่นเดียวกับพนักงาน หัวหน้างานและผู้จัดการจะต้องทำงานกับพนักงาน หน้าที่หลักของพวกเขาคือทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนตระหนักถึงนโยบายการลาป่วยและวิธีการใช้งาน
• บันทึกเอกสารทุกอย่าง

ส่งเสริมให้ใช้ลาป่วยอย่างเหมาะสมเมื่อพนักงานป่วย

คุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับการลาหยุดงานที่ไม่เหมาะสม แต่คุณสามารถสนับสนุนการใช้งานลาที่เหมาะสมได้เช่นกัน

เพื่อส่งเสริมให้พนักงานใช้โปรแกรมลาป่วยอย่างถูกต้องหลายองค์กรใช้สิ่งจูงใจเงินสดหรือผลประโยชน์อื่น ๆ ต่อไปนี้เป็นสถิติจูงใจจากการสำรวจรายการทรัพยากรบุคคลของศูนย์ทรัพยากรบุคคลพัฒนาโดยสมาคมการจัดการงานบุคคลระหว่างประเทศ จากสมาชิกของ IPMA Agency 428 รายที่ตอบแบบสำรวจพบว่า:

• ร้อยละ 58 ออกเงินสดลาป่วยเมื่อเกษียณ;
• ร้อยละ 45 เสนอเงินสด / จ่ายสำหรับการลาป่วยที่ไม่ได้ใช้
• 33 เปอร์เซ็นต์เสนอการลา / การลาป่วยจากธนาคาร;
• ร้อยละ 11 เปลี่ยนลาป่วยเป็นเวลาพักผ่อน;
• เก้าเปอร์เซ็นต์เปลี่ยนลาป่วยเป็นประกันเมื่อเกษียณอายุ
• สามเปอร์เซ็นต์เปลี่ยนลาป่วยไปเป็นการประกันความพิการ และ
• ร้อยละสองแปลงลาป่วยเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อสุขภาพ

มีโปรแกรมที่สามารถช่วยแก้ไขปัญหาการลาป่วยได้ ตัวอย่างเช่นศูนย์ทรัพยากรบุคคลของ IPMA ได้พัฒนาสองแพ็คเก็ตที่ให้คำแนะนำที่สำคัญในการช่วยลดการลาป่วยและให้คำแนะนำทั่วไปเกี่ยวกับการสร้างนโยบายที่ดี แพ็กเก็ตแรก - "การลาผิดวิธี" - รับนโยบายและแนวคิดเกี่ยวกับโปรแกรมโบนัสการเข้าร่วมกิจกรรมการลาป่วยและการรับรู้รายปีสำหรับการใช้ลาป่วยน้อยที่สุด

แพ็คเก็ตที่สอง - "นโยบายการหมดเวลาจ่าย" - มอบนโยบายตัวอย่างและเคล็ดลับในการพัฒนาโปรแกรม PTO แพ็คเกจการลาที่ครอบคลุมเหล่านี้รวมการลาป่วยเวลาส่วนตัวและวันหยุดเข้าด้วยกันเป็นหนึ่งเดียว สำหรับนายจ้างนี่อาจหมายถึงความกลัวน้อยกว่าการลาป่วยและสำหรับพนักงานมักหมายถึงความยืดหยุ่นและการควบคุมที่มากขึ้น

หลายองค์กรมีการดำเนินโครงการและนโยบายจูงใจให้ลาป่วยเพื่อกีดกันการขาดงานและให้รางวัลแก่พนักงานที่รักษาบันทึกการเข้างานที่ดีเยี่ยม ตัวอย่างเช่น Broward County, Florida เสนอ "วันโบนัส" ซึ่งพนักงานที่มีสิทธิ์จะได้รับหนึ่งวันสำหรับเวลาป่วยที่ไม่ได้ใช้ภายในระยะเวลาหกเดือน

สร้างโปรแกรมการลาป่วย

Calvert County, Maryland เสนอโบนัสจูงใจซึ่งเทียบเท่ากับการจ่ายหนึ่งวันให้กับพนักงานเต็มเวลาที่มีสิทธิ์ซึ่งทำงานในวันทำงานแรกในปีจ่ายเงินและผู้ที่ลาป่วยสองวันหรือน้อยกว่านั้นในระหว่างปีจ่ายเงิน ข้อควรระวัง: นายจ้างที่พิจารณาการจัดตั้งโปรแกรมแรงจูงใจการลาป่วยควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมนั้นไม่ได้ละเมิดพระราชบัญญัติการลาครอบครัวและการแพทย์

นักวิจารณ์เรื่องโปรแกรมกระตุ้นให้ลาป่วยแนะนำว่าการให้แรงจูงใจพยายามติดสินบนพนักงานให้กระทำในบางวิธีแทนที่จะทำให้พวกเขาต้องการแสดงพฤติกรรมโดยสมัครใจ อีกข้อคัดค้านที่พบบ่อยคือโปรแกรมดังกล่าวลงโทษพนักงานที่ต้องออกจากงานโดยชอบด้วยกฎหมาย

ผู้ปกครองของเด็กเล็กอาจไม่พอใจการเล่นพรรคเล่นพวกที่เห็นแก่ผู้ร่วมงานที่ไร้บุตรซึ่งไม่ต้องการลาป่วยเพื่อดูแลเด็กป่วย

นักวิจารณ์บางคนยังยืนยันว่าแรงจูงใจในการเข้าร่วมประชุมส่งข้อความผิดเกี่ยวกับการลาป่วยซึ่งมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความเครียดสูงในปัจจุบัน หากมีการใช้การลาป่วยดูเหมือนว่าพฤติกรรมที่ไม่ถูกต้องนายจ้างก็เสี่ยงที่จะกระตุ้นให้พนักงานทำงานหนักจนเกินความเป็นจริง

พนักงานที่ใช้ลาป่วยอย่างถูกกฎหมายอาจรู้สึกกดดันที่จะรายงานให้ทำงานแม้ว่าพวกเขาจะป่วยหนักซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความเสียหายต่อสุขภาพอย่างมีนัยสำคัญและเพิ่มค่าใช้จ่ายด้านการดูแลสุขภาพ

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างโปรแกรมสร้างแรงจูงใจคือก่อนอื่นตรวจสอบนโยบายและรูปแบบการจัดการในปัจจุบันจากนั้นพยายามพัฒนาแนวคิดสำหรับการหลีกเลี่ยงและห้ามการละเมิด ตัวอย่างเช่นนายจ้างบางรายได้ค้นพบจากการประเมินภายในว่ามีผู้บังคับบัญชาน้อยกว่าที่ลูกจ้างมีโอกาสที่เขาหรือเธอจะลาป่วยจากการเจ็บป่วยน้อย

โดยการตรวจสอบและให้ความสนใจกับพนักงานและพฤติกรรมการจัดการองค์กรมีโอกาสมากขึ้นในการพัฒนาโปรแกรมการสร้างแรงจูงใจการลาที่ประสบความสำเร็จ