บทบาทและวัตถุประสงค์ของกฎบัตรโครงการ

โครงการมีอยู่อย่างเป็นทางการในองค์กรเนื่องจากกฎบัตรโครงการ เป็นเอกสารที่อนุญาตให้ทำงานแทนและแต่งตั้งผู้จัดการโครงการ มันทำให้คุณในฐานะผู้จัดการโครงการได้รับคำสั่งให้ทำงานตามที่อธิบายไว้ในนั้น

บทบาทที่สำคัญที่สุดของกฎบัตรโครงการคือการกำหนดสิ่งที่โครงการจะบรรลุ ลองดูสิ่งที่อยู่ในเอกสารโครงการสำคัญนี้

อะไรคือกฎบัตรโครงการ

ส่วนแรกของกฎบัตรโครงการจะสะกดชื่อของโครงการชื่อของสปอนเซอร์และผู้จัดการโครงการและวันที่เอกสารถูกจัดทำขึ้น จากนั้นคุณก็เข้าไปในเนื้อของเอกสาร

ส่วนหลักของกฎบัตรโครงการมีดังนี้

• วัตถุประสงค์ของโครงการ: สิ่งนี้อธิบายว่าทำไมโครงการจึงต้องการ คุณสามารถอ้างถึงกรณีศึกษาทางธุรกิจหรือสัญญาที่กำลังผลักดันโครงการนี้หรือเพียงระบุว่าทำไมการทำงานชิ้นนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญ
• คำอธิบายโครงการ: อธิบายในส่วนนี้ว่าโครงการจะบรรลุผลสำเร็จได้อย่างไร คุณควรรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับรายการที่กำลังจะสร้างขึ้นหรือบริการที่จะจัดส่ง
• งบประมาณ: ณ จุดนี้คุณอาจไม่มีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับงานโครงการดังนั้นคุณจึงไม่สามารถใส่งบประมาณโครงการที่มีรายละเอียดครบถ้วนเข้าด้วยกัน จดบันทึกข้อ จำกัด ด้านงบประมาณหรือช่วงค่าใช้จ่ายเริ่มต้นระดับสูงที่คุณคาดหวัง

• ความเสี่ยง: โครงการทั้งหมดมีความเสี่ยง ส่วนนี้ของกฎบัตรโครงการเป็นบันทึกความเสี่ยงของโครงการในเวอร์ชันเริ่มต้น จัดทำเอกสารความเสี่ยงที่คุณทราบเกี่ยวกับ ณ จุดนี้เพื่อให้ทีมผู้บริหารสามารถเห็นสิ่งที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการในอนาคต
• เหตุการณ์สำคัญ: หากคุณรู้จักเหตุการณ์สำคัญในระดับสูงให้รวมไว้ในกฎบัตรโครงการในส่วนนี้ คุณสามารถถ่ายโอนไปยังแผนภูมิ Gantt ของคุณได้ในภายหลังเมื่อคุณวางแผนรายละเอียดเพิ่มเติม ในขณะนี้คุณแค่มองหาวันที่ดรอปดาวน์หรือสิ่งที่ระบุในสัญญาที่คุณกำลังทำอยู่

• วัตถุประสงค์ของโครงการ: เป็นส่วนที่สำคัญมาก แต่ก็ยากที่จะรวบรวม คุณกำลังพยายามตอบคำถาม:“ เราจะรู้ได้อย่างไรเมื่อเราทำเสร็จแล้ว” เขียนสิ่งที่คุณคาดหวังให้โครงการส่งมอบและคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณไปถึงที่นั่น ตัวอย่างเช่นในโครงการที่จะเปิดตัวระบบบันทึกเวลาสำหรับทุกแผนกเป้าหมายอาจเป็น:“ ทีมทั้งหมดจะใช้ระบบบันทึกเวลาภายในสิ้นปี” นอกจากนี้ให้จดบันทึกว่าใครจะเป็น รับผิดชอบในการยอมรับว่าคุณบรรลุวัตถุประสงค์นี้แล้ว มันหลีกเลี่ยงปัญหาใด ๆ ในตอนท้ายของโครงการที่ไม่มีใครพร้อมที่จะเซ็นสัญญากับการทำงานอย่างสมบูรณ์

• ระดับผู้มีอำนาจของผู้จัดการโครงการ: นอกจากจะมีความชัดเจนและบันทึกไว้ที่อื่นแล้วควรรวมถึงส่วนหนึ่งในกฎบัตรเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องออกจากระบบที่สูงกว่า โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับระดับความอดทนที่กำหนดไว้ในงบประมาณและระยะเวลาและจะแสดงดังนี้: "ผู้จัดการโครงการมีความทนทานต่องบประมาณ 10 เปอร์เซ็นต์และกำหนดเวลาได้ 5 เปอร์เซ็นต์ ส่วนเบี่ยงเบนเหนือขีด จำกัด ที่ได้รับอนุมัติเหล่านี้จะต้องลงนามโดยสปอนเซอร์โครงการ” คุณสามารถขยายส่วนนี้เพื่อระบุว่ามีอำนาจหน้าที่ผู้จัดการโครงการเกี่ยวกับการว่าจ้างและยิงเจ้าหน้าที่ทีมโครงการอย่างไร

การอนุมัติกฎบัตรโครงการ

ส่วนสุดท้ายของใบอนุญาตโครงการคือส่วนการอนุมัติ ผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการ (หรือผู้ที่เริ่มงานหากผู้สนับสนุนระยะยาวยังไม่ได้รับการแต่งตั้ง) ควรลงนามและลงวันที่ในเอกสาร วันนี้มีแนวโน้มว่าจะผ่านทางอีเมลดังนั้นควรเก็บสำเนาการอนุญาตทางอีเมลไว้ในไฟล์โครงการของคุณในกรณีที่คุณจำเป็นต้องอ้างอิงกลับไป