ภาพรวมที่ครอบคลุมของงานการบริหารโครงการ

สถาบันการจัดการโครงการ (PMI) กำหนดการจัดการโครงการเป็น "การประชุมความต้องการโครงการผ่านการประยุกต์ใช้ความรู้ทักษะเครื่องมือและเทคนิคในการทำกิจกรรมโครงการซึ่งสามารถทำได้โดยใช้การเริ่มต้นการวางแผนการดำเนินการควบคุมและปิดโครงการ."

แม้ว่าคำจำกัดความนี้อาจดูซับซ้อนผู้บริหารการจัดการโครงการมีรากฐานมาจากสามัญสำนึกและการปฏิบัติจริง ไม่ว่าคุณต้องการให้การจัดการโครงการแก่ลูกค้าของคุณหรือเป้าหมายของคุณคือการเป็นผู้จัดการโครงการให้พิจารณาพื้นฐานของการจัดการโครงการทีละขั้นตอน ก่อนที่คุณจะเริ่มตรวจสอบว่าบริการที่คุณกำลังจะเสนอ (หรือการมอบหมายที่คุณกำลังทำอยู่) เป็นโครงการอย่างแท้จริงหรือไม่

การจัดการทั่วไปกับการบริหารโครงการ

คุณจะตัดสินใจได้อย่างไรว่ามีบางอย่างเป็นหรือไม่ใช่โครงการ หากต้องการแยกปัญหานี้ให้แยกการจัดการทั้งสองด้านออกเป็นการจัดการ (หรือทั่วไป) การจัดการและการจัดการโครงการ

ฟังก์ชั่นหรือการจัดการทั่วไปคือการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องของงาน ตัวอย่างหนึ่งก็คือถ้าคุณเป็นเจ้าของ บริษัท เทคโนโลยีและมีไคลเอนต์ที่คุณให้การสนับสนุนการสำรองข้อมูลและคุณจัดการบัญชีรายปีของพวกเขาอย่างต่อเนื่องโดยการสำรองเซิร์ฟเวอร์ของพวกเขาและจัดทำรายงานกิจกรรมรายสัปดาห์ หากคุณทำสิ่งนี้เป็นเวลาห้าปีและมีสัญญาที่ต่ออายุได้กับลูกค้างานของคุณจะต่อเนื่องและเป็นการทั่วไปหรือใช้งานได้

อย่างไรก็ตามหากลูกค้าของคุณต้องการใช้ระบบการจัดการเนื้อหาใหม่และพวกเขามีเวลาหนึ่งปีในการพัฒนาระบบใหม่และขอให้คุณเป็นผู้นำในการพัฒนาลูกค้าของคุณมีส่วนร่วมในโครงการ

ในทำนองเดียวกันถ้าคุณทำงานกับทรัพยากรมนุษย์และงานของคุณคือการจัดการงบประมาณแผนกและกำกับดูแลผู้ร่วมงานระดับต้นคุณมีงานที่ทำหน้าที่ได้เนื่องจากเป็นงานต่อเนื่องที่ไม่ได้เสร็จสิ้นที่กำหนดไว้

ในทางกลับกันถ้าคุณมีงาน HR เหมือนกันและผู้อำนวยการแผนกขอให้คุณใช้โปรแกรมการสรรหาใหม่ (และกำหนดเวลาและงบประมาณให้คุณ) และทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการนี่เป็นโครงการเพราะ มีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดและงานเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว

การแสดงผลโครงการของคุณเป็นสามส่วน

เมื่อคุณเข้าใจส่วนสำคัญของสิ่งที่ถือเป็นโครงการแล้วคุณสามารถดูการจัดการโครงการอย่างละเอียด การใช้โปรแกรมการสรรหาเป็นตัวอย่างขณะนี้คุณรู้ว่ามีความต้องการโครงการขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดขอบเขตเวลาและงบประมาณที่จำเป็น

การบริหารโครงการคือการวางแผนการจัดระเบียบและการควบคุมขอบเขตงบประมาณและเวลาของโครงการโปรแกรมการสรรหา เพื่อช่วยให้เห็นภาพโครงการให้วาดปิรามิดอย่างง่าย แต่ละบรรทัดของปิรามิดแสดงถึงหนึ่งในสามส่วนหลักของโครงการ (เช่นขอบเขตเวลาและงบประมาณ) พื้นที่ว่างตรงกลางของปิรามิดคือ คุณภาพ ของผลิตภัณฑ์ที่ส่งมอบ ปิรามิดเป็นเครื่องมือสำคัญที่ต้องคำนึงถึงในขณะที่คุณวางแผนโครงการของคุณเพราะเมื่อส่วนหลักสามส่วนของคุณเติบโตหรือหดตัวคุณภาพของผลิตภัณฑ์จะได้รับผลกระทบ

ขอบเขตของโครงการ

การกำหนดขอบเขตมักเป็นส่วนที่ยากและซับซ้อนที่สุดในการจัดการโครงการ รายละเอียดของโครงการมักไม่เป็นที่รู้จักในตอนต้นดังนั้นการประเมินว่ากิจกรรมและงานใดบ้างที่จำเป็นเพื่อดำเนินการโครงการ ขอบเขตประกอบด้วยกิจกรรมและงานต่าง ๆ ทั้งหมดที่จะดำเนินการเพื่อผลิตผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่คุณจะส่งมอบ การกำหนดขอบเขตโครงการจะช่วยให้คุณกำหนดเวลาและงบประมาณที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

วิธีเริ่มต้นที่ดีคือจดสิ่งที่คุณคิดว่าจำเป็นต่อการทำงานให้เสร็จ จากนั้นให้ปรึกษากับผู้อื่นเพื่อรับมุมมองที่ครอบคลุมของกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง

เวลาของโครงการ

เมื่อคุณกำหนดขอบเขตเริ่มต้นแล้วคุณสามารถเริ่มกำหนดเวลาให้กับแต่ละกิจกรรมและงานและนอกจากนี้เพื่อดูภาพรวมของโครงการที่ใหญ่ขึ้น ถามตัวเองว่ากิจกรรมใดจะเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันและจะเกิดขึ้นตามลำดับ นอกจากนี้ควรใส่ใจกับจำนวนผู้ที่จะทบทวนกิจกรรมของโครงการเพราะจะมีผลต่อเวลาที่ใช้ในการทำขั้นตอนให้เสร็จสิ้น มันน่าประหลาดใจที่งานง่าย ๆ จะใช้เวลานานแค่ไหนเมื่อคนสามคนจำเป็นต้องทบทวน หลังจากคำนวณเวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมและงานสะสมให้เสร็จคุณก็พร้อมที่จะสร้างกำหนดการโครงการเพื่อให้ทีมโครงการทำตาม

งบประมาณโครงการ

ณ จุดนี้คุณได้กำหนดสิ่งที่ (ขอบเขต) และความยาว (เวลา) ของโครงการตอนนี้ถึงเวลากำหนดงบประมาณแล้ว เช่นเดียวกับการคำนวณระยะเวลาสำหรับโครงการคุณมักจะต้องปรึกษาผู้อื่นรวมถึงฝ่ายที่จะนำไปสู่การกำหนดงบประมาณที่ถูกต้อง งบประมาณประกอบด้วยข้อควรพิจารณาหลายประการรวมถึงการใช้งานของผู้คนและวัสดุที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ดำเนินการและต้องใช้เวลานานเท่าไร (เช่นคน) และวัสดุที่ใช้

การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ

บ่อยครั้งที่ไคลเอนต์ (หรือหัวหน้า) ต้องการโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ภายในระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยไม่พิจารณาขอบเขตของโครงการ ปัญหาที่เกิดขึ้นกับสิ่งนี้คือเกือบทุกครั้งขอบเขตของโครงการไม่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นอย่างสมเหตุสมผลตามข้อ จำกัด ด้านเวลาและงบประมาณ ดังนั้นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการกำลังเจรจาเงื่อนไขของขอบเขตโครงการกับลูกค้าหรือเจ้านาย ตลอดกระบวนการเจรจาตลอดจนความยาวทั้งหมดของโครงการการสื่อสารที่ชัดเจนเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวที่คุณต้องการ

ยิ่งคุณสื่อสารความท้าทายไปพร้อมกันมากเท่าไหร่ลูกค้าและเจ้านายของคุณก็จะมีความสุขมากขึ้นเท่านั้น