คุณจะได้ประโยชน์อย่างไรจากการตรวจสอบโครงการ

ทุกโครงการสามารถได้รับประโยชน์จากการตรวจสอบเป็นครั้งคราว แต่ไม่ต้องกังวลมันไม่น่ากลัวเท่าที่ฟัง การตรวจสอบโครงการเป็นสิ่งที่บุคคลที่เป็นกลางให้ความเห็นโครงการของคุณและให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้แตกต่างกันเพื่อปรับปรุงโอกาสในการประสบความสำเร็จ บทความนี้จะอธิบายทุกอย่างและจะนำคุณผ่านวิธีการเตรียมการสำหรับการตรวจสอบโครงการ

การตรวจสอบโครงการเป็นทางการอย่างไร

การตรวจสอบโครงการเป็นปกติการฝึกซ้อมอย่างเป็นทางการ ปกติเทียบเท่าทางการเรียกว่าการทบทวนโดยเพื่อน นี่คือที่เพื่อนร่วมงานมองข้ามโครงการของคุณและเอกสารที่เกี่ยวข้องและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสถานที่ที่คุณควรใช้เวลาอีกเล็กน้อย

การตรวจสอบโครงการเป็นทางการโดยปกติแล้วพวกเขาจะมีชุดคำถามที่กำหนดไว้และดำเนินการโดยคนที่ทำสิ่งนั้นเป็นประจำ

ใครเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบโครงการ

คนที่ทำการตรวจสอบโครงการของคุณอาจเป็นผู้จัดการโครงการคนอื่น (อาจเป็นคนที่มีประสบการณ์อย่างมากในการดำเนินโครงการ) แต่มีแนวโน้มที่จะเป็นคนจาก Office Project ที่ดำเนินการตรวจสอบบ่อยกว่า

มันจะเป็นคนที่สามารถพิจารณาตนเองได้อย่างเป็นกลางดังนั้นมันจะไม่เป็นผู้จัดการสายงานหรือผู้สนับสนุนโครงการของคุณ มันอาจเป็นทีมของคนขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ

วิธีการเตรียมการสำหรับการตรวจสอบโครงการ

สิ่งแรกและที่สำคัญคือการจัดระเบียบคือการมีสำเนาเอกสารโครงการของคุณเพื่อให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ หากคุณมีผู้ประสานงานโครงการขอให้พวกเขาดึงเอกสารหลายชุดมาด้วยกัน คุณควรมีข้อมูลทั้งหมดของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย แต่แม้ว่าคุณจะทำขั้นตอนนี้ยังคงใช้เวลา อย่างน้อยตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนโครงการบันทึกความเสี่ยงบันทึกปัญหางบประมาณและกำหนดเวลาสำหรับผู้สอบบัญชี

ใครต้องมีส่วนร่วม

ขึ้นอยู่กับประเภทของสิ่งที่ผู้สอบบัญชีต้องการดู คุณในฐานะผู้จัดการโครงการจะต้องใช้เวลากับพวกเขา คาดหวังว่าสมาชิกในทีมของคุณจะถูกเรียกเข้าร่วมแชทกับผู้สอบบัญชีด้วย

โปรดทราบว่ายิ่งใช้เวลาในการทำงานเกี่ยวกับการตรวจสอบนานเท่าไหร่ก็ยิ่งมีเวลาทำงานโครงการน้อยลงดังนั้นคุณอาจต้องจัดตารางกิจกรรมใหม่และทำงานช้าลงในช่วงเวลาตรวจสอบบัญชี

การตรวจสอบโครงการใช้เวลานานเท่าใด

ไม่มีช่วงเวลาที่แน่นอนสำหรับการตรวจสอบโครงการ ในโครงการขนาดใหญ่คุณจะพบว่าใช้เวลานานกว่านั้นมาก ในโครงการขนาดเล็กผู้สอบบัญชีสามารถทำได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง ทันทีที่คุณทราบว่าโครงการของคุณกำลังจะถูกตรวจสอบให้ถามทีมตรวจสอบของคุณว่าพวกเขาคาดหวังว่างานของพวกเขาจะใช้เวลานานเท่าใด

สิ่งที่การตรวจสอบมองหา

หากการตรวจสอบถูกเรียกเนื่องจากมีข้อกังวลเป็นพิเศษเช่นความล้มเหลวในการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่มีคุณภาพคุณควรตรวจสอบพื้นที่นั้นอย่างลึกซึ้ง การตรวจสอบตามปกติจะพิจารณาในขอบเขตที่แตกต่างกันของการจัดการโครงการและการส่งมอบที่โครงการกำลังดำเนินการอยู่ มันจะครอบคลุมเวลาต้นทุนและคุณภาพของโครงการของคุณและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบคือการตรวจสอบว่าโครงการจะเป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือไม่ หากผู้สอบบัญชีรู้สึกว่าขึ้นอยู่กับผลการดำเนินงานในปัจจุบันโครงการจะไม่บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้นเขาหรือเธอจะหยิบยกคำแนะนำสำหรับการดำเนินการ

คำแนะนำขึ้นอยู่กับสิ่งที่พบ

คำแนะนำในรายงานของผู้สอบบัญชีจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่พบ คาดหวังให้พวกเขาเป็นบวกและใช้ถ้อยคำในลักษณะที่ควรอนุญาตให้คุณนำมาใช้อย่างง่ายดาย พวกเขาควรจะปฏิบัติ

ผู้ตรวจสอบบัญชีอาจแนะนำว่าโครงการของคุณถูกปิดแม้ว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อพวกเขารู้สึกว่าไม่มีโอกาสที่โครงการใด ๆ ที่ทำงานจากจุดนี้ไปข้างหน้าจะส่งมอบคุณค่าใด ๆ สำหรับองค์กร

ดูการตรวจสอบโครงการของคุณเป็นประสบการณ์เชิงบวก ควรให้สัญญาณเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับสัญญาณใด ๆ ว่าโครงการของคุณกำลังมีปัญหาและเป็นโอกาสที่จะทำงานกับมืออาชีพโครงการที่มีประสบการณ์ การดำเนินการตามคำแนะนำควรทำให้คุณทีมงานและโครงการของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้นและนั่นอาจเป็นเรื่องดี