วิธีในการรบกวนผู้มีส่วนได้เสียในโครงการของคุณ

ในฐานะผู้จัดการโครงการส่วนหนึ่งของงานของคุณคือการทำให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้เสีย - นั่นคือทีมงานโครงการของคุณและลูกค้าหลักและซัพพลายเออร์ - รับสิ่งที่พวกเขาต้องการจากโครงการ ผู้มีส่วนได้เสียของคุณควรเป็นผู้ชนะที่สำคัญของคุณ พวกเขาควรจะสนับสนุนคุณช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายของโครงการและทำให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังไปในทิศทางเดียวกัน

แต่มันเป็นเรื่องง่ายที่จะรบกวนพวกเขา และเมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้นพวกเขาสามารถเปลี่ยนเป็นคนที่ไม่ต้องการทำอะไรกับโครงการของคุณอีกต่อไป นั่นเป็นความเสี่ยงอย่างมากสำหรับผู้จัดการโครงการเพราะคุณต้องการความช่วยเหลือและการสนับสนุนเพื่อให้ประสบความสำเร็จ คุณอาจไม่สามารถส่งมอบโครงการของคุณได้ นี่คือวิธีที่จะรบกวนผู้มีส่วนได้เสียในโครงการของคุณและสิ่งที่คุณควรทำแทน

ล้มเหลวในการสื่อสาร

การสื่อสารควรอยู่ที่ 80% ของสิ่งที่คุณทำในฐานะผู้จัดการโครงการ เมื่อคุณไม่บอกทีมซัพพลายเออร์หรือลูกค้าว่าเกิดอะไรขึ้นพวกเขาจะได้รับความรำคาญอย่างรวดเร็ว ยิ่งไปกว่านั้นพวกเขามักจะเติมช่องว่างด้วยคำอธิบายว่าเกิดอะไรขึ้นซึ่งอาจไม่ถูกต้องและอาจสร้างความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อชื่อเสียงของโครงการ

ให้รวบรวมรายงานโครงการที่ชัดเจนแทน พบกับพวกเขาเป็นรายบุคคลและเป็นกลุ่มและแจ้งให้พวกเขาทราบทุกขั้นตอน รวบรวมแผนการสื่อสารของโครงการและดำเนินการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าใครต้องการได้ยินอะไรและเมื่อใดที่พวกเขาจำเป็นต้องรับฟัง

ไม่สามารถถามความเห็นของพวกเขา

การสื่อสารเป็นสิ่งหนึ่ง แต่ก็มีแนวโน้มที่จะเกี่ยวกับการอัพเดทสถานะและการติดตามโครงการ คุณต้องทำมากกว่านั้นเพื่อให้มีส่วนร่วมในโครงการ วิธีนี้จะรบกวนผู้คนเมื่อพวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญในประเด็นเฉพาะและคุณไม่ได้ขอข้อมูลจากพวกเขาในสิ่งที่พวกเขามีคุณสมบัติสูงในการแสดงความคิดเห็น ผู้จัดการโครงการสามารถตกอยู่ในกับดักของความเชื่อที่ว่าพวกเขาต้องทำทุกอย่างและตัดสินใจด้วยตัวเองทั้งหมด แต่นั่นไม่ใช่กรณี

ให้ถามความเห็นเกี่ยวกับวิธีจัดการกับปัญหาของโครงการเมื่อเกิดขึ้น พิจารณามุมมองของพวกเขา คุณไม่ต้องทำสิ่งที่พวกเขาแนะนำ แต่ช่วยในการสร้างความสัมพันธ์หากคุณฟัง คุณสามารถทำได้ผ่านการประชุมโครงการและพร้อมที่จะรับฟังเมื่อพวกเขามาหาคุณพร้อมคำแนะนำ หากเป็นทีมของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีโอกาสเพียงพอที่จะแสดงความคิดเห็น

เชื่อว่าคุณสมบัติของคุณให้พลังพิเศษแก่คุณ

การเป็นPMP®ไม่ได้ทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดในโลก (แม้ว่าอาจช่วยได้นิดหน่อยก็ตาม) การถือใบรับรองผู้ปฏิบัติงานPRINCE2®หรือ APMP หรือการมอบหมายการจัดการโครงการอื่น ๆ ไม่ได้ทำให้คุณประณาม

การพูดคุยเกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณตลอดเวลาและวิธีการทำหนังสือเป็นวิธีที่แน่นอนที่จะรบกวนผู้มีส่วนได้เสียของคุณ พวกเขาไม่ต้องการได้ยินเกี่ยวกับคะแนนที่ยอดเยี่ยมของคุณในการสอบหรือวิธีที่คุณใช้วิธีการกับโครงการของพวกเขา ในความเป็นจริงสิ่งที่พวกเขาต้องการคือโครงการจะไปได้ด้วยดี พวกเขาไม่สนใจวิธีที่คุณไปที่นั่นเกือบตลอดเวลา

อย่าสันนิษฐานว่าเพราะคุณมีคุณสมบัติและรู้วิธีจัดการความเสี่ยงตัวอย่างเช่นคุณจะไม่ได้รับความเสี่ยงจากโครงการ มันเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะเจียมเนื้อเจียมตัวและอุทิศตนนำทักษะของคุณไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในทางปฏิบัติโดยไม่เชื่อว่าพวกเขาทำให้คุณเหนือกว่าเพื่อน

คุณวุฒิของคุณควรให้ความมั่นใจกับคุณในการทำงานอย่างเต็มที่ แต่คุณจะพบว่าหลายคนที่ทำงานเป็นผู้จัดการโครงการมีใบรับรอง ในความเป็นจริงผู้คนจำนวนมากที่ทำงานในอุตสาหกรรมผู้เชี่ยวชาญมีใบรับรองและสำหรับหลาย ๆ บริษัท ข้อมูลประจำตัวในความเชี่ยวชาญของคุณไม่ว่าจะเป็นสถาปัตยกรรมการบัญชีหรือการจัดการโครงการเป็นเพียงปัจจัยด้านสุขอนามัย

อย่าคาดหวังว่าผู้มีส่วนได้เสียของคุณจะต้องประทับใจและไม่พูดถึงพวกเขาตลอดเวลา แสดงให้เห็นถึงทักษะของคุณโดยการส่งโครงงานที่ดีและแสดงให้เห็นว่าคุณใช้ความรู้ที่คุณเรียนรู้ในห้องเรียนอย่างไร

การเปลี่ยนกำหนดเวลา

เมื่อทุกคนได้ลงทะเบียนกับเหตุการณ์สำคัญโครงการและรู้ว่าสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณทุกคนสามารถทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งในทีมได้อย่างกลมกลืน เมื่อคุณเปลี่ยนกำหนดเวลาและไม่บอกใครเลยว่าเมื่อใดที่ผู้คนเริ่มรำคาญ

การเปลี่ยนวันที่มีผลกระทบอย่างมากต่องานของคนอื่น พวกเขาอาจจองเวลาวันหยุดพักผ่อนเกี่ยวกับงานที่สำคัญในโครงการ พวกเขาอาจต้องเปลี่ยนทรัพยากรในทีมอื่นเพราะมีคนต้องการโครงการในเวลาใดเวลาหนึ่ง หากคุณเปลี่ยนวันที่โดยไม่เข้าใจภูมิหลังทั้งหมดคุณสามารถทำให้โครงการมีความเสี่ยงได้

สปอนเซอร์โครงการของคุณจะเข้าใจแทนหากคุณไม่สามารถทำตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไป มีการเพิ่มรายการใหม่ในขอบเขตโครงการหรือสิ่งที่นำออกไป แต่ไม่ใช่หน้าที่ของคุณที่จะเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาเพียงอย่างเดียว ทำงานกับทีมโครงการของคุณเพื่อทำความเข้าใจผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง จากนั้นเสนอวิธีการแก้ปัญหาให้กับผู้สนับสนุนโครงการของคุณอธิบายเหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนวันที่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนตระหนักถึงความเปลี่ยนแปลงและผลกระทบที่อาจมีต่อการทำงานของพวกเขา จากนั้นตามข้อตกลงของทุกคนทำการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตเอกสารโครงการของคุณ คุณไม่ควรทำการเปลี่ยนแปลงวันที่โดยไม่แจ้งให้ทีมที่เหลือทราบก่อน

เสียเวลา

การประชุมควรมีประสิทธิภาพจัดการดีและใช้เวลาของทุกคนอย่างมาก แต่นั่นไม่ใช่กรณีเสมอไป ผู้มีส่วนได้เสียหลายครั้งบ่นว่าพวกเขาเสียเวลาในการประชุม ไม่มีวาระหรือการตัดสินใจที่พวกเขาคาดว่าจะทำไม่ได้เกิดขึ้นเพราะมีคนผิดอยู่ในห้อง

คุณมีโอกาสอื่น ๆ ที่จะเสียเวลา - ไม่ใช่แค่การประชุม ไม่ต้องยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของพวกเขาโดยใส่ไว้ในอีเมลเมื่อพวกเขาไม่ต้องการ แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการต่างก็มีงานที่ต้องทำอีกเช่นกันดังนั้นพวกเขาจึงต้องใช้เวลาอย่างชาญฉลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณมีวาระการประชุม วางแผนพวกเขาเชิญคนที่เหมาะสมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตามผลในภายหลัง

ส่งอีเมลไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น หากคุณต้องการซีซีใครซักคนให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าเหตุใดจึงเป็นเรื่องสำคัญที่พวกเขาจะต้องรับรู้และหลีกเลี่ยงการ "ตอบทั้งหมด" ที่น่ากลัวเท่าที่คุณจะทำได้ เพียงแค่ตระหนักถึงความจริงที่ว่าคนอื่นไม่ว่างและโครงการของคุณไม่ได้รับความสำคัญสูงสุดตลอดเวลา (ถ้าเป็นเวลาใดก็ได้)