การอำนวยความสะดวกมีประโยชน์ต่อนายจ้างอย่างไร

นายจ้างใช้การอำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมสร้างทีมและสร้างผู้นำ นอกจากนี้ยังสามารถจัดการปัญหารายบุคคลและแนวคิดการแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้อำนวยความสะดวกที่ได้รับการแต่งตั้งจะถูกใช้เพื่อช่วยให้ฝ่ายบริหารบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ในการประชุม บทบาทหลักของผู้อำนวยความสะดวกคือการเพิ่มคุณค่าให้กับเซสชั่นการวางแผนกลุ่มหรือการประชุมโดยทำให้กลุ่มในงานและย้ายไปด้วยกันในทิศทางเดียวกันประหยัดนายจ้างเวลาและเงินที่มีค่า

ลักษณะของผู้อำนวยความสะดวกที่ดี

การอำนวยความสะดวกเป็นทักษะการเรียนรู้ที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติสำหรับผู้ที่แสดงให้เห็นถึงลักษณะเฉพาะบางประการ

• ทักษะความเป็นผู้นำกลุ่มที่แข็งแกร่ง
• ความรู้อย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับกระบวนการและโครงสร้างกลุ่ม
• ความรู้เกี่ยวกับพลวัตของกลุ่มและระหว่างบุคคลและความเข้าใจในการสื่อสารด้วยวาจาและอวัจนภาษา
• ความสามารถในการนำเสนอการฝึกอบรมอย่างสร้างสรรค์และเนื้อหาการสร้างทีมในวิธีที่ส่งเสริมการมีส่วนร่วมจากผู้เข้าร่วมประชุม
• เอาใจใส่ต่อผู้คนและสถานการณ์ของพวกเขา
• ทักษะการฟังและการสื่อสารที่ทรงพลัง
• ความสามารถในการจัดโครงสร้างการแทรกแซงกลุ่มและเหตุการณ์ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ต้องการ

การอำนวยความสะดวกส่วนบุคคล

เมื่อบุคคลเข้าร่วมในกระบวนการมักเป็นเพราะพนักงานสองคนขึ้นไปกำลังประสบกับความขัดแย้งความไม่เห็นด้วยความจำเป็นในการกำหนดเป้าหมายร่วมกันหรือความจำเป็นในการซักถามโครงการกระบวนการหรือประสบการณ์ ผู้อำนวยความสะดวกที่มีทักษะสามารถจัดหาจากภายใน บริษัท และสามารถจัดเตรียมโครงสร้างเนื้อหาและกระบวนการที่พนักงานต้องการเพื่อให้ได้โซลูชั่นที่น่าพอใจซึ่งกันและกัน

ภายใต้การนำของผู้อำนวยความสะดวกที่มีทักษะการประชุมการสร้างทีมและชั้นเรียนการฝึกอบรมสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่เป็นไปไม่ได้หากไม่ได้รับการชี้ขาด ผู้เข้าร่วมทีมในกลุ่มมักขาดทักษะการอนุญาตและการสนับสนุนที่จำเป็นในการอำนวยความสะดวกในกระบวนการทำงานของตนเองอย่างมีประสิทธิภาพและผู้นำจะช่วยในการพัฒนา

การอำนวยความสะดวกกลุ่ม

การอำนวยความสะดวกของกลุ่มหรือทีมมีให้โดยพนักงานภายในหรือที่ปรึกษาภายนอกที่มีทักษะในลักษณะบางอย่างที่ทำให้ลูกบอลกลิ้งและผู้เข้าร่วมในการติดตาม มีวิธีการบางอย่างที่พวกเขาใช้เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านราบรื่นและทำให้การประชุมเคลื่อนที่ไปในทิศทางที่ถูกต้องภายในการตั้งค่ากลุ่ม:

• การนำเสนอเนื้อหาและข้อมูลที่ทุกฝ่ายย่อยสามารถนำเสนอได้ง่าย
• การออกแบบและกำหนดกระบวนการที่ช่วยให้กลุ่มบรรลุวัตถุประสงค์ก่อนการประชุมเริ่มและรักษาจังหวะการประชุมเมื่อเริ่ม
• จัดเตรียมโครงสร้างที่เหมาะสมสำหรับการประชุมการฝึกอบรมการสร้างทีมหรืองานอื่นเพื่อให้ภารกิจหลักสำเร็จในเซสชัน
• การส่งเสริมความรับผิดชอบร่วมกันสำหรับผลลัพธ์ของการประชุม
• วาดคำถามและแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้จากผู้เข้าร่วมเพื่อสร้างความคิดที่เหนียวแน่น

การจัดการการสนทนาการแข่งขันในการประชุม

การมีความสัมพันธ์ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพกับผู้คนในที่ทำงานอาจเป็นเรื่องยาก การอำนวยความสะดวกกลุ่มที่มีประสิทธิภาพในการประชุมต้องใช้ความสามารถบางอย่างในการจัดการการโต้ตอบของการสนทนาที่แข่งขันกัน

• การสื่อสารอวัจนภาษา: การยกคิ้วหรือโบกมือให้กับผู้เข้าร่วมสามารถสื่อสารความต้องการที่จะหยุดหรือย้อนกลับ การหยุดบุคคลที่มีพื้นเป็นเวลาหนึ่งนาทีในขณะที่ผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ เข้าร่วมกลุ่มจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากทำโดยไม่มีคำพูดเนื่องจากมีการสัมผัสที่นุ่มนวล ผู้อำนวยความสะดวกที่ดีอย่าลังเลที่จะดำเนินการดังกล่าวเนื่องจากจุดประสงค์ของพวกเขาคือควบคุมการไหลเวียนของการประชุม
• ความสามารถในการถามคำถาม:ผู้ดำเนินการประชุมอาจเรียกสมาชิกคนหนึ่งในกลุ่มที่เข้าร่วมในการสนทนาที่แข่งขันกันโดยขอสรุปโดยย่อของการอภิปรายที่เกิดขึ้นในที่ประชุมจนถึงจุดนั้นและอาจให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปันแนวคิดกับผู้เข้าร่วมที่เหลือ ถ้อยคำเริ่มต้นอาจดูไม่เป็นธรรมชาติ แต่มันมีจุดประสงค์สองประการ: มันนำการสนทนาด้านข้างเข้ามาในบทสนทนาหลักและสามารถชี้แจงวัตถุประสงค์และหวังว่าจะนำผลลัพธ์ได้เร็วขึ้น

• มีความมั่นใจที่จะเข้าไปแทรกแซง:การขอให้สมาชิกกลุ่มเข้าร่วมในการสนทนาแข่งขันเพื่อเข้าร่วมการอภิปรายกลุ่มโดยไม่ใช้การเสียดสีหรือความโกรธเป็นทักษะที่สำคัญ ผู้อำนวยความสะดวกอาจพูดว่า "ฉันกลัวว่าเราขาดความคิดที่ดีเมื่อทุกคนพูดพร้อมกันฉันรู้ว่าฉันไม่สามารถติดตามความคิดทั้งหมดเหล่านี้ได้" โดยทั่วไปแล้วกลยุทธ์นี้ดีกว่าเป็นความพยายามครั้งที่สองหรือสามที่จะดึงผู้คนเข้ามามันโดยตรงและมีประสิทธิภาพมาก แต่อาจทำให้สมาชิกในทีมอับอายขายหน้าซึ่งไม่ได้ตระหนักถึงพฤติกรรมของพวกเขาและไม่ดูดซับคำแนะนำที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

• สร้างสัญญาณกลุ่ม:สัญญาณกลุ่มเตือนผู้เข้าร่วมประชุมครั้งละหนึ่งการสนทนา สัญญาณที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการสร้างสัญญาณหมดเวลาแบบไม่พูดตามด้วยการจับนิ้วชี้หนึ่งนิ้วเพื่อระบุการประชุมหนึ่งครั้ง หากสมาชิกในทีมมีความสัมพันธ์ที่ดีความตลกขบขันภายในระหว่างผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งเบาอารมณ์และคลายความตึงเครียดได้อย่างมีประสิทธิภาพ